Automatyzacja obiegu dokumentów
Koniec z ręcznym wpisywaniem faktur i gubieniem papierowych wniosków urlopowych. Budujemy ścieżki zatwierdzania, które same powiadamiają odpowiednie osoby o zadaniu do wykonania. Skracamy czas akceptacji kosztów z kilku dni do kilkunastu minut. System automatycznie rozpoznaje dane z plików PDF i przypisuje je do właściwych projektów. Twoja księgowość przestanie dzwonić z pytaniami o brakujące opisy faktur. To rozwiązanie najlepiej sprawdza się w firmach, które przetwarzają powyżej 80 dokumentów miesięcznie.
Faktury, które same trafiają do systemu
Ręczne przepisywanie danych z faktur do Excela to prosta droga do błędów w rozliczeniach. W OdoLive ustawiamy system tak, że wystarczy wrzucić plik PDF do folderu lub wysłać go mailem na dedykowany adres, a system sam odczyta kwoty, NIP sprzedawcy i termin płatności. Nasz zespół z Wrocławia wdrożył to rozwiązanie u 47 lokalnych firm, gdzie czas księgowania skrócił się z 14 minut do niecałych 2 minut na jeden dokument. Excel to nie baza danych, dlatego przenosimy Twoje dane tam, gdzie są bezpieczne i zawsze pod ręką.
Kiedy faktura trafi do systemu, Odoo automatycznie sprawdza, czy dany zakup był wcześniej zatwierdzony w zamówieniu. Jeśli kwoty się zgadzają, system sam przygotowuje płatność. Dzięki temu właściciel firmy nie musi codziennie przeglądać stosu papierów. W jednej z hurtowni budowlanych w Oleśnicy, z którą pracujemy od września 2023 roku, udało się w ten sposób wyeliminować pomyłki przy płatnościach na kwotę ponad 3800 zł miesięcznie. Konkret zamiast obietnic – to nasza zasada przy każdym wdrożeniu.
Elektroniczne zatwierdzanie kosztów i urlopów
Papiery krążące po biurze w poszukiwaniu podpisu dyrektora to strata czasu. Tworzymy cyfrowe ścieżki akceptacji dostosowane do struktury Twojej firmy. Jeśli pracownik kupi paliwo lub części zamienne, powiadomienie o nowym koszcie od razu ląduje na telefonie kierownika. Wystarczy jedno kliknięcie, aby zatwierdzić wydatek. Bez zbędnych kliknięć i szukania winnych zagubionej faktury. Podobnie działają wnioski urlopowe – system sam pilnuje dostępnych dni i nakłada je na kalendarz całego zespołu.
- Automatyczne rozpoznawanie danych (OCR) z plików PDF i zdjęć telefonem.
- Szybkie powiadomienia o dokumentach czekających na Twój podpis.
- Pełna historia zmian: zawsze widzisz, kto i kiedy zaakceptował dany wydatek.
- Połączenie z polskimi bankami w celu szybkiego wysyłania przelewów.
Wdrażanie takich narzędzi zajmuje nam zazwyczaj od 3 do 7 tygodni, zależnie od tego, jak bardzo skomplikowane są Twoje obecne procesy. Nie obiecujemy cudów, ale gwarantujemy, że Twoja firma w jednym oknie będzie wyglądać znacznie czyściej niż w rozrzuconych arkuszach. (Swoją drogą, większość naszych klientów odzyskuje koszt wdrożenia tego modułu w mniej niż 8 miesięcy dzięki zaoszczędzonemu czasowi pracowników). Jeśli przetwarzasz około 83 dokumenty miesięcznie, różnicę poczujesz już w pierwszym tygodniu po starcie.
Dlaczego warto uciec z arkuszy kalkulacyjnych?
Marek Wiśniewski, który prowadzi firmę transportową pod Wrocławiem, zmagał się z ginącymi fakturami za naprawy aut przez blisko 5 lat. W lutym 2024 roku uruchomiliśmy u niego moduł dokumentów. Od tego czasu żaden rachunek nie zaginął, a jego księgowa przestała zostawać po godzinach pod koniec miesiąca. OdoLive to ekipa 6 osób, która siedzi przy ul. Podwale i zna realia średnich firm. Nie lejemy wody o transformacjach – po prostu naprawiamy to, co nie działa w Twoim biurze.
Zapraszamy na rozmowę o Twoich dokumentach. Nie musisz od razu kupować całego systemu Odoo. Zaczynamy od tego, co najbardziej pali Twoją firmę. Możemy umówić się na 20-minutowe spotkanie, podczas którego pokażemy Ci na żywo, jak system czyta przykładową fakturę. Możesz przynieść własny dokument, żeby zobaczyć to na własne oczy.