Zmniejszenie błędów w zamówieniach o 47% dla firmy z Wrocławia
Firma handlowa borykała się z pomyłkami przy ręcznym przepisywaniu adresów wysyłkowych z Excela do kuriera. Wdrożyliśmy moduł logistyczny Odoo.
LogiTrans Dolny Śląsk to firma z Wrocławia, która wysyła około 83 paczki dziennie. Przez lata pracowali na arkuszach Excel, co przy tej skali zaczęło generować kosztowne pomyłki w adresach.
Wyzwanie
Głównym problemem było ręczne przepisywanie danych z zamówień do systemów kurierskich DPD i InPost. Jeden błąd w nazwie ulicy oznaczał zwrot paczki i stratę około 42 PLN na kosztach logistycznych. W marcu 2024 roku firma odnotowała 19 takich zwrotów, co irytowało klientów i blokowało towar w transporcie.
Pracownicy magazynu tracili średnio 2 godziny i 14 minut dziennie na samo generowanie etykiet i sprawdzanie, czy dane w Excelu zgadzają się z tym, co wpisali do portalu kuriera. Chaos narastał zwłaszcza w poniedziałki, kiedy spływały zamówienia z całego weekendu. System był mało odporny na zwykłe zmęczenie ludzkie.
Podejście
Pracę zaczęliśmy od dwudniowego audytu na miejscu w magazynie przy ul. Krakowskiej. Obserwowaliśmy, jak 3 pracowników biurowych przekazuje dane do 2 magazynierów. Nasz zespół (3 osoby z OdoLive) przygotował schemat przepływu danych bez zbędnych kliknięć.
Zdecydowaliśmy się na czyste wdrożenie modułu Odoo Inventory i połączenie go bezpośrednio z API kurierów. Skupiliśmy się na tym, aby magazynier nie musiał niczego przepisywać. (Swoją drogą, początkowo zespół obawiał się, że nowy system będzie zbyt trudny, ale interfejs na tablecie szybko rozwiał te wątpliwości). Cały proces migracji danych z Excela zajął nam dokładnie 6 dni roboczych.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy system Odoo zintegrowany z modułem logistycznym. Teraz, gdy handlowiec klika 'zatwierdź' przy zamówieniu, dane automatycznie trafiają do sekcji wysyłek. Magazynier skanuje kod produktu, a system sam drukuje etykietę kurierską z poprawnym adresem pobranym z bazy danych.
Dodaliśmy mechanizm walidacji kodów pocztowych i numerów telefonów już na etapie wprowadzania zamówienia przez klienta lub handlowca. Jeśli system wykryje brak cyfry w numerze, nie pozwoli przejść dalej. Dzięki temu dane trafiające do kuriera są czyste i gotowe do wysyłki bez dodatkowej weryfikacji manualnej.
Rezultaty
Po trzech miesiącach od uruchomienia systemu, liczba błędnych adresów spadła drastycznie. Pracownicy odzyskali czas, który wcześniej marnowali na korygowanie pomyłek i kontakt z infoliniami firm kurierskich.
Harmonogram
-
Kwiecień 2024Warsztaty procesowe i audyt pracy magazynu we Wrocławiu
-
Maj 2024Konfiguracja modułu Odoo Inventory i testy API kurierskich
-
Czerwiec 2024Szkolenie dla 5 pracowników i start pilotażowy systemu
-
Lipiec 2024Pełne uruchomienie i wyłączenie arkuszy Excel
"Byliśmy sceptyczni, bo Excel wydawał się darmowy, a za system trzeba zapłacić. Jednak po 3 miesiącach widzę, że pomyłki kosztowały nas znacznie więcej niż wdrożenie Odoo. Teraz magazyn pracuje spokojniej."