Skrócenie obiegu faktur kosztowych z 5 dni do 3 godzin
Biuro serwisowe traciło czas na szukanie papierowych faktur u kierowników. Wprowadziliśmy cyfrowy obieg dokumentów z automatycznym OCR.
Firma Serwis-Tech z Wrocławia borykała się z opóźnieniami w płatnościach, bo faktury papierowe krążyły między oddziałem a kierownikami w terenie. Wdrożyliśmy moduł Odoo Documents, który skrócił czas zatwierdzania dokumentów z kilku dni do zaledwie kilku godzin.
Wyzwanie
W każdym miesiącu do firmy trafiało około 147 faktur kosztowych od dostawców części i paliw. Problem polegał na tym, że 6 kierowników serwisu spędzało większość czasu u klientów, a faktury gromadzili w schowkach samochodowych. Księgowość przy ul. Legnickiej otrzymywała dokumenty z dużym opóźnieniem, często po terminie płatności. W czwartym kwartale 2024 roku firma zapłaciła 480 PLN odsetek tylko dlatego, że jedna faktura za części zamienne utknęła pod siedzeniem w aucie serwisowym na 12 dni.
Podejście
Nasz 3-osobowy zespół zaczął od audytu procesu, który trwał dokładnie 4 godziny. Rozmawialiśmy z panią Grażyną z księgowości, aby zrozumieć, jakie dane muszą trafić do systemu w pierwszej kolejności. Zamiast wdrażać wielki system dla wszystkich, skupiliśmy się na narzędziu, które zadziała na telefonach kierowników. Przygotowaliśmy prostą instrukcję: zdjęcie faktury zaraz po jej otrzymaniu i wysyłka do dedykowanego folderu w Odoo.
Rozwiązanie
Uruchomiliśmy moduł Odoo z funkcją OCR, która automatycznie rozpoznaje NIP dostawcy, datę i kwotę brutto. System został skonfigurowany tak, by po zeskanowaniu faktury przez kierownika, pani Grażyna od razu widziała ją na swoim ekranie jako szkic dokumentu. Dodaliśmy prosty mechanizm akceptacji: jeśli kwota przekracza 2500 PLN, powiadomienie trafia też do właściciela firmy. Cały proces odbywa się bez użycia ani jednej kartki papieru i bez przepisywania danych z ręki do Excela.
Rezultaty
Dzięki automatyzacji proces stał się szczelny. Kierownicy nie muszą już przyjeżdżać do biura tylko po to, by zostawić papiery, a księgowość ma pełną kontrolę nad nadchodzącymi płatnościami w czasie rzeczywistym.
Harmonogram
-
14 Listopada 2024Analiza obiegu 147 faktur i wywiad z zespołem księgowym
-
2 Grudnia 2024Konfiguracja serwera Odoo i testy technologii OCR na 30 fakturach
-
15 Grudnia 2024Szkolenie dla 6 kierowników z obsługi aplikacji mobilnej
-
10 Stycznia 2025Pełne uruchomienie i wyłączenie papierowego obiegu dokumentów
"Szczerze mówiąc, bałem się, że nasi serwisanci będą narzekać na nową aplikację. Okazało się, że wolą zrobić zdjęcie telefonem w 5 sekund niż pilnować sterty pogniecionych papierów w aucie."