Jak 4 godziny w Excelu zamieniliśmy w 12 minut w Odoo

Poranek utopiony w arkuszach kalkulacyjnych

W hurtowni, o której mowa, pracuje 9 osób, w tym 4 na magazynie. Codziennie rano spływało tam średnio 83 zamówienia od stałych warsztatów samochodowych. Każde zamówienie to osobny plik PDF lub treść wklejona w maila. Pan Jacek musiał ręcznie przepisać numer katalogowy części, ilość oraz dane do wysyłki do głównego arkusza zamówień. To była syzyfowa praca, w której błąd w jednej cyfrze powodował, że kurier zabierał złą paczkę, co generowało koszty zwrotu rzędu 45 PLN za każdą pomyłkę.

Problem narastał, bo firma urosła o 23% w ciągu ostatniego roku. Excel, który kiedyś wystarczał, zaczął się 'wieszać' przy 12. otwartym arkuszu. Spedytorzy czekali pod drzwiami biura do godziny 11:15, aż dostaną listy przewozowe. Przez to pierwsza fala wysyłek opuszczała rampę dopiero w południe, co blokowało pracę magazynu na drugą zmianę. Właściciel widział, że ludzie są sfrustrowani, a Excel to nie baza danych, tylko blokada dla rozwoju jego biznesu.

Dodatkowym wyzwaniem była synchronizacja stanów magazynowych. Raz w tygodniu okazywało się, że sprzedano 14 filtrów oleju, których fizycznie nie było na półce, bo ktoś zapomniał odjąć je w tabeli. Takie sytuacje zdarzały się średnio 4 razy w tygodniu, co zmuszało biuro do dzwonienia do klientów z przeprosinami i anulowania transakcji. To psuło opinię firmy budowaną od 2017 roku.

Excel to nie baza danych, to pułapka, która pożera czas Twoich najlepszych pracowników.

Wdrożenie Odoo zamiast ręcznej roboty

Zamiast budować kolejne skomplikowane tabele, postawiliśmy na czysty system Odoo w wersji 17. Nasz zespół 3 specjalistów spędził w hurtowni 2 dni, żeby dokładnie spisać, jak wędruje papier w tej firmie. Ustaliliśmy, że kluczem jest moduł Sprzedaż połączony z Magazynem. Skonfigurowaliśmy automatyczne czytanie załączników z maili. System sam wyłapuje numery katalogowe i sprawdza, czy 870 pozycji, które hurtownia ma w stałej ofercie, jest dostępnych w danym momencie.

Wdrożenie trwało dokładnie 6 tygodni. Nie robiliśmy wielkiej rewolucji od razu, bo to by zabiło sprzedaż. Najpierw przenieśliśmy tylko proces przyjmowania zamówień. Wyeliminowaliśmy zbędne kliknięcia – teraz system sam tworzy rezerwację towaru na magazynie w chwili, gdy mail wpada do skrzynki. Pan Jacek nie musi już nic przepisywać. On teraz tylko zatwierdza listę, co zajmuje mu wspomniane 12 minut przed wypiciem pierwszej kawy.

Podpięliśmy też bezpośrednio system kurierski. Wcześniej generowanie etykiet trwało kolejne 40 minut dziennie. Teraz, po zatwierdzeniu zamówienia w Odoo, etykieta drukuje się automatycznie na drukarce termicznej przy stanowisku pakowania. Magazynier dostaje jasną instrukcję: co, skąd i dla kogo. Ryzyko pomyłki spadło niemal do zera, bo każdy produkt jest teraz skanowany czytnikiem kodów kreskowych przy pakowaniu.

Konkretne efekty po 3 miesiącach pracy

Najważniejszą zmianą jest czas. Odzyskane 3.8 godziny dziennie pan Jacek przeznaczył na aktywne dzwonienie do klientów, co zaowocowało 11 nowymi stałymi zleceniami w pierwszym miesiącu. Firma przestała gonić własny ogon. Magazynierzy zaczynają pakowanie o 8:15, a nie o 11:30. Dzięki temu firma mogła wprowadzić gwarancję wysyłki tego samego dnia dla zamówień złożonych do godziny 14:00, co wcześniej było technicznie niemożliwe.

Finansowo sprawa wygląda prosto. Koszt wdrożenia wyniósł 18 400 PLN netto. Oszczędności na samych błędnych wysyłkach i zwrotach wyniosły około 1 200 PLN miesięcznie. Jeśli doliczymy do tego koszt roboczogodzin pracownika biurowego, inwestycja zwróciła się w całości po niecałych 5 miesiącach. Twoja firma w jednym oknie to nie tylko hasło, to realne pieniądze, które zostają w kieszeni właściciela zamiast uciekać na naprawianie błędów.

Dzisiaj hurtownia obsługuje o 42% więcej paczek tym samym składem osobowym. Nikt nie zostaje po godzinach, żeby 'domknąć system'. Wszystkie dane są widoczne na jednym ekranie – od stanu gotówki w kasie, po liczbę paczek czekających na kuriera. To jest właśnie konkret zamiast obietnic, o którym zawsze mówimy naszym klientom przed rozpoczęciem współpracy.

Zyskaliśmy nie tylko czas, ale spokój. Wiemy, co mamy na półkach i co obiecaliśmy klientom.

Jak zacząć wychodzić z Excela?

Wielu właścicieli firm boi się, że wdrożenie systemu ERP to proces, który trwa latami i kosztuje fortunę. Przykład tej wrocławskiej hurtowni pokazuje, że można to zrobić sprawnie, zaczynając od jednego, najbardziej palącego problemu. Nie musisz od razu automatyzować wszystkiego. Czasem wystarczy naprawić jeden proces, który generuje najwięcej stresu i pomyłek w codziennej pracy Twojego zespołu.

W OdoLive działamy bez zbędnych kliknięć i bez lania wody. Jeśli widzimy, że system Odoo nie przyniesie Ci realnych oszczędności w ciągu pierwszego roku, powiemy Ci to prosto w twarz. Naszym celem jest uproszczenie Twojej pracy, a nie dołożenie kolejnego skomplikowanego narzędzia. Jeśli czujesz, że Twój Excel puchnie, a Ty tracisz kontrolę nad tym, co dzieje się w firmie, pora na krótką rozmowę o konkretach.

Zacznij od małego kroku. Sprawdź, ile czasu Twoi ludzie spędzają na kopiowaniu danych. Jeśli to więcej niż godzina dziennie, to znaczy, że tracisz pieniądze każdego ranka. Zapraszamy do biura na Podwalu 7 we Wrocławiu – pokażemy Ci na żywo, jak wygląda system, który uporządkował pracę w 47 podobnych firmach w naszym regionie w ciągu ostatnich 4 lat.