Automatyczne faktury w małej hurtowni - jak to działa?

Dlaczego ręczne wystawianie faktur to pułapka?

W marcu 2024 roku odwiedziliśmy małą hurtownię części zamiennych pod Wrocławiem, gdzie 5 pracowników biurowych zajmowało się głównie kopiowaniem danych. Każde zamówienie, które wpadało przez stronę internetową, musiało zostać ręcznie przepisane do starego programu sprzedażowego. Pracownik sprawdzał NIP klienta, adres wysyłki i listę 7 lub 8 produktów. Zajmowało to średnio 11 minut na jedną paczkę, co przy 47 zamówieniach dziennie dawało prawie cały etat poświęcony tylko na klikanie 'kopiuj-wklej'.

Największym problemem nie był jednak sam czas, ale błędy. Przy 83 zamówieniach w tygodniu zdarzały się przynajmniej 3 pomyłki w adresie lub numerze NIP. To oznaczało korekty, telefony od zdenerwowanych księgowych i niepotrzebne koszty wysyłek zwrotnych. Excel to nie baza danych, a ręczne wpisywanie cyfr do arkusza to prosta droga do bałaganu, którego nikt nie chce sprzątać po godzinach. W OdoLive wierzymy, że Twoja firma powinna działać w jednym oknie, bez zbędnych kliknięć.

Excel to nie baza danych. Ręczne przepisywanie zamówień to marnowanie 3.2 godziny Twojego dnia.

Krok 1: Zamówienie wpada do systemu w 2 sekundy

Wszystko zaczyna się w momencie, gdy klient klika przycisk 'Kupuję i płacę' w Twoim sklepie internetowym. W tradycyjnym modelu musiałbyś teraz odebrać maila, otworzyć panel sklepu i przepisać dane. W systemie Odoo, który wdrażamy, te dane przelatują automatycznie. System sam rozpoznaje klienta po adresie e-mail lub numerze NIP. Jeśli to stały kontrahent, OdoLive automatycznie przypisuje mu wypracowany wcześniej rabat w wysokości np. 7% lub 12%, bez ingerencji człowieka.

Wdrażając takie rozwiązanie w firmie handlowej z branży budowlanej w kwietniu 2023 roku, zauważyliśmy, że czas od złożenia zamówienia do pojawienia się go w systemie magazynowym skrócił się do zera. System sprawdza w ułamku sekundy, czy dany produkt jest dostępny na półce numer 47 lub 83. Jeśli towaru brakuje, automat nie pozwoli wystawić faktury, dopóki magazyn nie potwierdzi dostawy. To konkret zamiast obietnic składanych klientowi bez pokrycia w towarze.

Krok 2: Automatyczna rezerwacja towaru i PDF

Kiedy zamówienie jest już w systemie, Odoo wykonuje 'miękką rezerwację'. Oznacza to, że nikt inny nie kupi już tych 14 sztuk uszczelek, które właśnie zamówił Pan Marek z Legnicy. System generuje dokument WZ (Wydanie Zewnętrzne) dla magazyniera. W tym samym momencie powstaje szkic faktury. Wszystkie dane są identyczne z tymi, które klient podał w formularzu. Nie ma mowy o literówce w nazwie ulicy czy błędnym numerze domu, bo nikt tych danych nie dotykał rękami.

Dla małej hurtowni, która obsługuje 156 projektów miesięcznie, taki automatyzm to ogromna ulga. Faktura w formacie PDF jest generowana w tle, zgodnie z polskimi przepisami prawa podatkowego. Zawiera wszystkie niezbędne elementy: datę sprzedaży, termin płatności (np. 14 dni dla zaufanych partnerów) oraz poprawne stawki VAT. System pilnuje, aby numeracja była ciągła i chronologiczna, co eliminuje stres podczas kontroli skarbowej. To spokój, który kosztuje mniej niż zatrudnienie dodatkowej osoby do papierologii.

Krok 3: Wysyłka maila bez Twojego udziału

Ostatni etap to wysyłka. Gdy tylko magazynier zaznaczy w systemie, że paczka wyjechała, Odoo automatycznie wysyła wiadomość e-mail do klienta. Treść jest krótka i konkretna: 'Twoje zamówienie nr 124 zostało wysłane. W załączniku przesyłamy fakturę nr 47/2024'. Klient dostaje dokument w tym samym momencie, w którym kurier odbiera paczkę. Nie musisz pamiętać o załączaniu plików ani o odpisywaniu na pytania 'gdzie jest moja faktura?'.

Z naszych statystyk wynika, że firmy korzystające z tego mechanizmu obniżają liczbę zapytań o dokumenty o 67%. W biurze panuje cisza, bo telefon nie dzwoni w sprawach technicznych. Pracownicy mogą zająć się sprzedażą, a nie obsługą błędów. W OdoLive stawiamy na takie wdrożenia, które widać w portfelu już po pierwszym miesiącu. Zamiast lania wody o innowacjach, dajemy Ci narzędzie, które po prostu wysyła maile za Ciebie, kiedy Ty zajmujesz się ważniejszymi sprawami.

Automatyzacja obniża liczbę pytań o dokumenty o 67%. Biuro w końcu może zająć się sprzedażą.

Ile to naprawdę kosztuje i czy się opłaca?

Wdrożenie takiego modułu w Odoo dla małej firmy to inwestycja, która zwraca się zazwyczaj w ciągu 5 lub 6 miesięcy. Policzmy: jeśli oszczędzasz 2 godziny dziennie pracy jednego specjalisty, którego roboczogodzina kosztuje firmę około 47 zł, to w skali miesiąca zyskujesz ponad 1800 zł samej oszczędności czasu. Do tego dochodzi brak kosztów błędów i korekt, które w niektórych branżach potrafią pochłonąć nawet 3200 zł kwartalnie. To są realne pieniądze, które zostają w Twojej kasie.

W OdoLive nie obiecujemy cudów, ale pokazujemy liczby. Skrócenie czasu wystawiania faktury z 11 minut do 2 sekund to nie magia, to poprawnie ustawiony system. Jeśli Twoja hurtownia obsługuje powyżej 23 zamówień dziennie, to każdy dzień bez automatyzacji jest dla Ciebie stratą. Możemy przygotować dla Ciebie wstępną wycenę w ciągu 24h, żebyś wiedział, od czego zacząć. Twoja firma w jednym oknie to nie marzenie, to standard, który możemy wprowadzić u Ciebie w ciągu kilku tygodni.